COMO ORGANIZARSE

William Faulkner en una ocasión lamentaba que lo más triste en la vida es que lo único que podemos hacer durante ocho horas al día, un día tras otro, es trabajar. No podemos comer durante ocho horas al día, ni beber durante ocho horas al día. Todo lo que podemos hacer durante ese lapso tan prolongado, decía, es trabajar, y esa es la razón por la cual el hombre se siente tan desdichado e insatisfecho y hace que todos los demás se sientan igual.
Michael LeBoeuf, investigador y consultor, imparte seminarios inapreciables, enseñando a las personas a hacer un mejor uso de su tiempo y esfuerzo, de manera que sus horas de trabajo puedan estar libres de crisis e infelicidad.
En su brillante libro, Working Smart, del cual hemos tomado esta lección pregunta: “¿Que significa para usted el trabajo? ¿Piensa en ello como en una actividad que le quita más de lo que le ofrece? ¿Piensa en la diferencia entre juego y trabajo como en la que hay entre placer y dolor? ¿Vive para trabajar? ¿Trabaja para vivir? Independientemente de cuáles sean sus respuestas, una cosas sí es segura: el trabajo está aquí para quedarse”.

Si se ha decidido a emplear la técnica de las listas de cosas por hacer de Alan Lakein, que aprendió en la lección anterior, ya ha logrado un adelanto considerable hacia la eliminación de gran parte del caos y confusión que se presentan con cada trabajo.
Desafortunadamente, aun cuando quizá cada mañana tenga la lista de cosas por hacer más larga del mundo, tal vez ni siquiera llegue a tachar el primer asunto de su lista si está desorganizado. Y al final de un arduo día, el hecho de tener muy pocos resultados que demuestren sus esfuerzos le producirá frustración, agotamiento y otros sentimientos todavía peores.
No se preocupe. El señor LeBoeuf está a punto de enseñarle cómo montar su acto un paso importante en esa senda de lingotes de oro que conduce al éxito…
En una de sus películas, W. C. Fields hace el papel de un ejecutivo cuyo escritorio es un absoluto desorden. En una de las escenas, vuelve a su escritorio para encontrarse con que uno de esos expertos en eficiencia lo ha organizado, volviendo a arreglar sus papeles y dejando que el escritorio luzca su perfil aerodinámico. La cubierta del escritorio es ahora la imagen de la pulcritud y la eficiencia, pero Fields se siente frustrado. ¡No puede encontrar nada! De manera que con un ademán vigoroso lanza al aire los ordenados montones de papeles, revolviéndolos en la misma forma n que un gastrónomo revolvería una ensalada. Después retrocedan unos pasos, estudia la cubierta del escritorio con un aire de satisfacción, lentamente estira el brazo hasta el montón de desordenados papeles y saca el documento deseado.
Para poder apreciar plenamente la sátira de esa escena, debemos colocarla dentro de su perspectiva histórica. En la época en que Fields se encontraba en el apogeo de su gloria, los expertos en eficiencia predicaban el evangelio de la organización. Uno de los pecados capitales de la ineficiencia era tener un escritorio cuya cubierta tuviese cualquier cosa que no fuese el trabajo inmediato que debía desempeñarse. Un escritorio despejado era algo que se anunciaba como un símbolo de eficiencia y productividad.
Hoy día estamos menos seguros de esto. Ciertamente, una vida organizada, por lo común, es mucho más efectiva que una de caos. La mayoría de nosotros podría intensificar la propia efectividad con una mejor organización. No obstante las reglas rígidas e inflexibles no están a la orden del día cuando se trata de la organización. Esto es lo que W.C. Fields trataba de decirnos en la película. Todos debemos organizarnos en una forma que vaya de acuerdo con nuestra propia personalidad y con las tareas por desempeñar.
A medida que planee su vida, resista a la tentación de convertirse en persona exageradamente organizada, pues esta actitud acaba con la efectividad. Durante mis años en la universidad, tenía un amigo que reprobaba un semestre tras otro. La principal razón de ello era que pasaba todo el tiempo que debería dedicar a los estudios leyendo diversos libros sobre la mejor forma de estudiar y nunca lograba encontrar la oportunidad para hacerlo. El mismo problema debe surgir si usted pretende trabajar en una forma más sagaz. Recuerde, todas estas ideas simplemente son medios para llegar a un fin, y ese fin es incrementar la efectividad a todo lo largo de su vida. El hecho de correr por allí llevando en la mano un cronómetro y de mantener el escrito completamente despejado no le ayudará a lograr lo que desea en la vida.
Sin embargo, hay ciertos principios que son excelentes para organizar su vida y sus pensamientos. Si pone en práctica dichos principios como tales, más que como reglas rígidas e inflexibles, encontrará que eso le ayudará a obtener un máximo aprovechamiento de su tiempo y esfuerzos. Teniendo en mente ese pensamiento, vamos a analizar algunos de esos principios.

ADQUIERA LSO INSTRUMENTOS ADECUDOS
PARA EL DESEMPEÑO DEL TRABAJO
Thomas Carlyle hizo la siguiente observación en una ocasión: “El hombre es un animal que hace uso de ciertos instrumentos… sin ellos no es nada, con instrumentos lo es todo”. Estas son palabras que valen la pena recordar. ¿Cuántas veces ha trabajado en una actividad que no ha tenido éxito, sólo para averiguar que si hubiese contado con un instrumento en particular, se habría ahorrado una gran cantidad de tiempo, energía y frustraciones? Este tipo de experiencia por lo común es más aparente cuando se trata de reparar el automóvil de la familia o de hacer alguna tarea en el hogar. Esto se debe a que tendemos a pensar en los instrumentos como herramientas tangibles, como lo son muchos de ellos. No obstante, a fin de aprobar al máximo estos principios, tenemos que emplear la palabra “instrumento” dentro de un contexto mucho más amplio.
Un instrumento es cualquier cosa que use para ayudarse en el logro de sus mentas. No importa cuáles sean esas mentas, ni a qué actividades se dedique, todo implica el uso de instrumentos. Si es contador, sus instrumentos obviamente incluyen lápices, papel y calculadora, así como su titulo de contador público y sus conocimientos prácticos. Si trabaja en una oficina, la oficina misma, con el escritorio, la silla y el espacio, serán sus instrumentos.
Otros ejemplos menos obvios de instrumentos son los automóviles, las tablas de estadísticas, los periódicos, los idiomas extranjeros y las técnicas para entrevistar. La lista es interminable.
Antes de dedicarse a desempeñar una tarea o al logro de una meta, deténgase y pregúntese a sí mismo, “¿Cuáles son los instrumentos necesarios para llevar a cabo con éxito esa tarea; y dispongo de ellos?” Si no posee los instrumentos adecuados, en primer lugar debe considerar la posibilidad de solicitar la ayuda de alguien más para que desempeñe ese trabajo. Su tiempo, energías y gastos podrían reducirse grandemente si empleara a otra persona. Sin embargo, si se trata de algo que únicamente usted puede hacer, haga un esfuerzo para equiparse antes que nada con los mejores instrumentos disponibles. La diferencia entre los hombres sabios y los tontos a menudo estriba en la elección de sus instrumentos.

ORGANIZACIÓN DE SU ESPACIO DE TRABAJO
Considere el medio ambiente en el cual desempeñará la tarea. La organización del espacio de trabajo es en gran parte un asunto personal que depende de sus propios gustos y del trabajo que va a realizar. Sin embargo, hay varios factores básicos que debe tomar en consideración:
1. Ubicación: si es suficientemente afortunado y está en libertad de elegir su espacio de trabajo, escoja uno que sea conducente al desempeño de la tarea. Si trabajo requiere concentración, busque un sitio tranquilo en donde disfrute de cierto aislamiento. Por otra parte, si va a abrir su propio negocio, escoja un sitio transitado para que la clientela en potencia tenga un fácil acceso a su establecimiento.
2. Espacio: una vez que haya elegido la ubicación adecuada para su trabajo, mida la calidad de espacio de que dispone para trabajar. Por lo general casi todos encontramos que disponemos de menos espacio del que deseamos. Es muy útil saber qué espacio se cuenta antes de procurarnos los instrumentos necesarios para amueblarlo.
3. Un fácil acceso a los instrumentos que emplea con mayor frecuencia. En este caso, es muy útil hacer una lista de los instrumentos que usa, clasificándolos según el orden de la frecuencia con que los usa. Así dispondrá de una guía para arreglarlos y tener un acceso más fácil a ellos.
Absténgase de atestar su espacio de trabajo con artículos que no son esenciales. La cabeza de alce que hizo disecar y montar después de su último viaje de cacería quizá sea algo digno de admiración, pero si lo distrae, debe colocarla en algún otro sitio. Además, puede ocupar un espacio en donde podría instalase un instrumento más útil, como un tablero de memorándum.
4. Comodidad: algunas personas no creen que el espacio de trabajo debe diseñarse para una máxima comodidad. En general se trata de personas que actúan con la idea de que el trabajo debe ser arduo o algo inherentemente desagradable. El hecho es que la incomodidad es una distracción que solo sirve para obstaculizar la productividad. ¿Por qué hacer las cosas más difíciles de lo que tienen qué ser? La vida ya está llena de una inmensa variedad de incomodidades, distracciones y frustraciones.
Un espacio de trabajo cómodo por lo general incluye asientos, ventilación e iluminación adecuados. Si trabaja sentado durante periodos prolongados, escoja sillones resistentes y cómodos que ofrezcan un buen apoyo para la espalda. Trate de encontrar una silla o sillón suficientemente cómodo, de tal manera que no se vea obligado a ponerse de pie cada diez minutos, pero no tan cómodo que se quede dormido en él. A fin de evitar la fatiga visual, use una iluminación indirecta y uniforme.
La ventilación adecuada ayudará a evitar una fatiga innecesaria debida a un medio ambiente pesado. La temperatura conveniente para trabajar es cuestión personal. Sin embargo, asegúrese de ubicar su lugar de trabajo alejado de las corrientes de aire.
DOMINIO DEL ARTE
DEL TRABAJO DE ESCRITORIO
Muchos de nosotros desempeñamos una buena parte o el total de nuestro trabajo ante un escritorio. Como antes mencioné, el escritorio es un instrumento y, además, uno de los más mal empleados y abusados de todos. Así que antes de profundizar en la aplicación de este instrumento y de la forma de obtener el máximo provecho de él, deberíamos considerar lo que no es un escritorio.
Específicamente, un escritorio es:
1. Un sitio para llevar a cabo una recolección de papel. A juzgar por los incontables escritorios que he visto, cuyas cubiertas son un hacinamiento de objetos, estoy convencido de que quienes se dedican al negocio de a recirculación de papel prosperarían mas si incursionaran en las cubiertas de los escritorios que hay en los edificios de oficinas, en vez de recolectar periódicos viejos en el centro de compras de la localidad.
2. Un dispositivo de almacenamiento de alimentos, ropa, sombrillas y otros artículos misceláneos que no son de trabajo. En una ocasión, me mudé a una oficina sólo para descubrir que compartía mi escritorio con una colonia de hormigas. Parece que mi predecesor he heredó una gran bolsa abierta de dulces, en el cajón superior del lado derecho, pero esos diablillos astutos me tomaron la delantera.
3. Un lugar para amontonar artículos que quieren tener presentes. Un ejecutivo alemán le comentó en una ocasión a Alec Mackenzie que las cubiertas de los escritorios siempre están llenas de cosas porque todos conservamos allí todo lo que no queremos olvidar. El problema es que eso no da resultado. Cada vez que alzamos la mirada, vemos todas esas cosas que no queremos olvidar y nuestra mente empieza a divagar, interrumpiendo el tren de nuestros pensamientos. Con el tiempo, los montones de papeles se vuelven más altos y nos olvidamos de lo que hay en cada uno de ellos, así que desperdiciamos una gran cantidad de tiempo recuperando objetos extraviados y pensado en todas esas cosas de las cuales no queremos olvidarnos. Merril Douglas, consultor de administración del tiempo, nos cuenta que llevó un estrecho registro del tiempo de un ejecutivo que tenía la cubierta de su escritorio llena de papeles. ¡El registro reveló que cada día pasaba dos horas y media buscando la información que se encontraba encima de su escritorio!
4. Un símbolo de posición o un lugar para exhibir condecoraciones, trofeos y otras cosas por el estilo. Este uso erróneo de los escritorios sólo hace que su tamaño tenga que ser mayor del necesario. Con una superficie más grande, disponemos de más espacio para acumular cosas y de alguna manera, como por arte de magia, aparecen otras más, que ocupan cualquier espacio disponible.
Ahora que ya hemos hablado de lo que no es un escritorio, echemos una mirada a lo que deber ser. Es un instrumento que facilita la recepción y procesamiento de la información y que deber utilizarse teniendo en mente esos objetivos. Quizá usted tiene un escritorio y en realidad no lo necesita. Lawrence Appley, es presidente de la American Management Association, observó que la mayoría de los escritorios sólo sirven para sepultar decisiones. Algunos ejecutivos han descartado el uso del escritorio y han manifestado que eso ha incrementado su efectividad. Han remplazado el escritorio y la silla tradicional en una oficina estándar con sofá, una tablilla con sujetapapeles, una mesita para escribir con carretilla, y algunos archiveros. Los defensores de la oficina sin escritorio informan de una mejoría en las comunicaciones cara a cara y de un medio ambiente de mayor libertad. Ya no se sienten encadenados a un escritorio. Considere la posibilidad de que tal vez usted no tenga necesidad de un escritorio y si puede deshacerse del suyo, trate de trabajar sin él y vea lo que sucede.

Cómo reorganizar su escritorio para una mayor efectividad
Suponiendo que sí tenga necesidad de un escritorio, quizá desee emprender un proyecto de reorganización. Si se decide hacerlo, separe un periodo de su horario, durante el cual nadie lo interrumpa. La reorganización de un escritorio es un proyecto conveniente para un sábado por la mañana y pueda efectuarse mediante el siguiente procedimiento:
1. Provéase de un gran cesto de papeles.
2. Quite todo lo que hay encima del escritorio y vacié todos los cajones.
3. Haga una lista de los objetos restantes que estaban dentro o encima del escritorio y clasifíquelos de acuerdo con su importancia. Cuando considere cada artículo, pregúntese,” ¿Qué es lo peor que podría suceder si me deshiciera de esto?”. Si la respuesta no es grave, entonces deshágase de ese artículo y táchelo de la lista.
4. Analice críticamente todos los artículos que no ha descartado y deje sólo los más esenciales en su escritorio. Todos aquellos que no necesita a su inmediato alcance se deben guardar en alguna otra parte, por ejemplo en un archivero o en un librero.
5. Instale un sistema de archivo en los cajones que tengan mayor profundad, con los expedientes bien clasificados y organizados para u n acceso fácil y rápido. Revise periódicamente todos los expedientes que guarda en su escritorio y únicamente conserve allí los esenciales que consulta actualmente. Por lo general nuca se consulta arriba del noventa por ciento de todos los expedientes que tienen más de un año de antigüedad.
6. Para usar el principio de entrada y salida en el procesamiento de información, provéase de dos charolas grandes para expedientes, una para recibir el trabajo que llega y otra para darle salida al que ya ha procesado. Los asuntos pendientes que tienen menos prioridad o que requieren una atención posterior pueden archivarse en el cajón del escritorio, siempre y cuando los cajones se revisen con regularidad.

Principios para trabajar en un escritorio
Si se ha tomado la molestia de reorganizar su escritorio, ha dado un paso gigantesco para convertirlo en un instrumento más efectivo. Algunas personas encuentran que es útil repetir la organización del escritorio cada seis meses.
Los siguientes principios están diseñados para incrementar la efectividad de su trabajo en el escritorio, al reducir la cantidad de objetos amontonados y desordenados.
1. Tenga sólo un proyecto a la vez sobre la cubierta del escritorio; esa deberá ser su máxima prioridad por el momento.
2. Mantenga otros asuntos fuera de su escritorio hasta que esté dispuesto a encargarse de ellos. Guárdelos en archiveros o cajones, pero manteniéndolos fuera de la vista.
3. No se deje distraer por otras tareas con el pretexto de que son más sencillas o más atractivas. Debe trabajar en el asunto de máxima prioridad y dedicarse a él hasta terminarlo.
4. Cuando termine una tarea, deposítela en la charola de salida para que siga su curso. Después verifique sus prioridades y continúe con el siguiente asunto.
5. Si cuenta con los servicios de una secretaria, ella podrá ayudarlo a conservar despejado su escritorio, encargándose de que el asunto de máxima prioridad para el día este esperando en su escritorio al iniciar las labores cotidianas.
Como antes indiqué, se trata de simples principios y pueden no ser los indicados para usted. El hecho de convertir la idea de un escritorio despejado en un fetiche no va a efectuar el trabajo, y para algunas personas, esto simplemente se convierte en otro detractor que impedirá que el trabajo se lleve a cabo en una forma efectiva. Elija un estilo adecuado para usted y para el trabajo que va a desempeñar, pero sea honesto consigo mismo. Algunos de nosotros trabajamos mejor con un escritorio atestado de cosas y desorganizado.

PERFECCIONAMIENTO DE SU HABALIDAD
PARA CONCENTRARSE

La concentración en cualquier forma es un fenómeno sorprendente. Cuando tenía seis años de edad, me sentí poco menos que hechizado cuando uno de mis amigos encendió un pedazo de papel concentrado sobre él los rayos de sol a través de una lente de aumento. Nuestro propio tiempo y energía tienen una gran semejanza con los rayos de sol. Hasta el grado en que concentremos nuestros esfuerzos, lograremos tener éxito en obtener lo que deseamos de la vida. La capacidad de concentración ha permitido que muchos hombres de capacidades modestas alcancen el apogeo del éxito que a menudo ha eludido a los genios.

Piensa teniendo un lápiz en la mano
Cuando anota sus ideas, automáticamente enfoca toda su atención en ellas. Muy pocos seres, si es que los hay, son capaces de anotar una idea y pensar en otra al mismo tiempo; de manera que una hoja de papel y un lápiz son excelentes instrumentos para concentrarse.
Siempre que tenga necesidad de concentrarse, adquiera el hábito de pensar tiendo un lápiz en la mano. A medida que surjan las ideas, anótelas de inmediato. Al hacerlo, automáticamente pensará en ellas a fondo y se acelerarán en su mente. Pronto tendrá una lista de pensamientos qué considerar y es mucho más probable que vea cuáles ideas son irracionales, erróneas o están en conflicto unas con otras y aun si puede estudiarlas a la vez.

Reserve su lugar de trabajo exclusivamente para trabajar
Todos somos criaturas de hábito y la mayor parte de nuestro comportamiento implica muy poco o ningún pensamiento. Aprendemos a asociar cierto comportamiento con un medio ambiente determinado. Si no nos esmeramos en el desarrollo de buenos hábitos en el medio ambiente de trabajo, es posible que se desarrollen toda clase de hábitos improductivos, que nos despojarán de nuestro tiempo y energía.
Una forma de mejorar nuestra capacidad de concentración es reservar el lugar de trabajo exclusivamente para trabajar. Por ejemplo, si trabaja detrás de un escritorio es una oficina, no haga en ese escritorio nada que no esté relacionado con su trabajo. Si llega un visitante, póngase de pie y aléjese del escritorio. Si se permite socializar detrás del escritorio, llegará a asociar ese lugar con algo más que un lugar de trabajo. Cuando haga una pausa, aléjese del sitio en donde trabaja; tome asiento en otra silla o vaya a otra habitación. Si desarrolla el hábito de elegir cierto sitio para trabajar, se encontrará con que se dedica a los negocios con mayor rapidez y en una forma automática cuando llega el momento de trabajar.

Afloje el ritmo y deténgase en una forma constructiva
Una de las claves del arte de seguir adelante con una tarea reside en saber cómo y cuándo detenerse. La perseverancia ciega es para los tontos, implica un trabajo más arduo que inteligente.
Cuando se encuentre mentalmente bloqueado e incapaz de resolver los problemas, efectúe una retirada táctica de su trabajo, pues si se presiona para continuar, eso sólo lo conducirá a sentimientos de confusión y frustración. Quizá necesita mayor información referente a la tarea, o más tiempo para digerir e integrar dicha información.
Cuando se vea obligado a interrumpir el trabajo, hay varias cosas que puede hacer para que su trabajo sea más placentero y productivo una vez que esté dispuesto a reanudarlo.
1. Trate de terminar su trabajo con una nota positiva. Si lo abandona en un momento de satisfacción, tendrá a pensar en él como en algo agradable y se sentirá más ansioso de volver a empezar.
2. Trate de detenerse en determinado punto de su logro.
3. Si abandona el trabajo en un punto en el que se encuentra atollado, anote el problema y trate de aclarar qué es lo que bloquea su proceso.
4. Tenga un punto de partida lógico para reanudar la labor. Esto reducirá su tiempo de volver a ponerse en marcha cuando esté dispuesto a reanudar la tarea.

CÓMO MEJORAR SU SEGUIMIENTO
Saber cuándo detenerse es una buena maniobra táctica, pero eso no logra que se haga el trabajo. En algún punto a lo largo de la línea tiene que enfrentarse a la tarea y continuarla hasta que esté terminada. He aquí algunas ideas que le serán de utilidad para terminar con éxito lo que ha iniciado.
1. Interésese en su trabajo, pues el interés y la motivación van juntos, igual que dos hermanos siameses. Obtenga más información. Mientras más enterado esté de cualquier cosa, mayores serán las probabilidades de que se absorba en ella.
2. Trate de imaginar la satisfacción que se deriva al ver que se ha terminado una tarea. Piense en lo bien que se sentirá una vez que haya perdido esos diez kilos de pese o en la mejoría de su salud cuando haya dejado de fumar. Piense en el mejor trabajo que tendrá y en la vida más feliz que llevará cuando, finalmente, alcance esta o aquella promoción.
3. Desafíese a sí mismo estableciendo límites de tiempo para terminar.
4. Trate de protegerse contra toda clase de interrupciones y distracciones.
Tome parte en un esfuerzo conjunto con alguna otra persona digna de confianza. Cuando se compromete a hacer algo en compañía de alguien más, hay mayores probabilidades de que desempeñen la labor que cuando se enfrente a ella solo. Cuando asistía a mis cursos de posgraduado, acostumbrábamos estudiar en grupo o por parejas, a fin de reforzar nuestro compromiso de aprender. La llamábamos labor de “cooperativa para graduados”. Lo importante es que cada persona sea digna de confianza. Sin ambas partes establecen un compromiso, cada una de ellas puede fijar para la otra.

CÓMO MEJORAR SU MEMORIA

La memoria es uno de los mejores instrumentos de que disponemos para ahorrarnos tiempo y energía. Sin la menoría, todo nuestro proceso de aprendizaje sería inútil, tendríamos que reaccionar a todo tipo de situaciones como si jamás las hubiésemos experimentado. Hacemos uso de la memoria para aprender a caminar, a hablar, a captar los hechos, en la resolución de problemas, para aprender a conducir vehículo, a leer y para muchas otras cosas. Los usos y capacidades de la memoria humana son un milagro. Usted puede almacenar más cantidad de información en su cerebro de novecientos gramos que en las computadoras más avanzadas de nuestra época.
Desafortunadamente, una cosa es el almacenamiento de la información y otra es su recuperación. Aquí es donde la computadora nos sobrepasa. Sin embargo, casi todos podemos mejorar nuestra capacidad para almacenar y recuperar la información si comprendemos en qué forma trabaja nuestra memoria y aplicamos algunos conceptos muy sencillos para mejorarla.
Su memoria no es un objeto; es una prueba de habilidades. No puede verse, palparse, examinarse o pesarse. Las habilidades de la memoria por lo general se dividen en tres etapas:
1. Recordar. Dejar la información para almacenarla.
2. Registro. Almacenamiento del material en el cerebro hasta el momento en que se necesita.
3. Recuperación. Recobrar el material cuando se necesita. Esta etapa final es la causa de nuestros mayores problemas. ¿Cuántas veces se ha dicho a sí mismo, “Lo tengo en la punta de la lengua”?
Podemos hacer muy poco o nada para mejorar por nosotros mismos nuestra capacidad de recuperación de datos de la memoria. Sin embargo, nuestra capacidad para recuperarlos depende hasta cierto grado de la forma en que registremos la información, y podemos mejorar nuestra memoria modificando los métodos de registro. He aquí algunos principios que lo ayudarán a lograr el máximo aprovechamiento de su memoria.
1. Encomiende ciertas cosas a su memoria mientras descansa. Si trata memorizar cuando se siente fatigado, es muy probable que descubra que es una tarea frustrante.
2. Descomponga su lista en pequeñas unidades y subcategorías más fáciles de controlar, antes de tratar de memorizarlas. Si tiene que aprendérselas las capitales de 20 naciones, descompóngalas en 5 grupos de cuatro o en 6 grupos de 3 y un grupo de 2.
3. Repita el material para sí mismo varias veces. También es útil, escribirlo.
4. Debe espaciar el aprendizaje en varios periodos. Empiece cada nuevo periodo repasándolo previamente memorizado, a fin de conservarlo bien guardado en su memoria.
5. Relacione el material que está aprendido con ideas, personas, símbolos y otros objetos conocidos que ya estén firmemente arraigados en su memoria. Por ejemplo, es muy probable que pueda recordar poco más o menos la configuración del mapa de Italia, por que tiene al forma de una bota. ¿podría hacer lo mismo en el caso de Yugoslavia?
6. Disponga las ideas que va a aprender en un sistema de fórmulas o en un código de palabras para ayudarse a recordar. Por ejemplo, los maestros de publicidad emplean la palabra en código AIDA para significar “despertar la atención, crear Interés, estimular el Deseo e impulsar la Acción”. Otro ejemplo sería el método de estudio de cinco pasos llamado EPLER, que equivale a Estudiar, Preguntar, Leer, Exponer y Repasar.
7. Use los ratos libres, como el tiempo de espera, para memorizar. Lleve en el bolsillo tarjetas con anotaciones para tener así una referencia rápida y fácil. Yo recurrí a esos siete principios para superar mis dos grandes desafíos a la memoria. Con objeto de obtener mí doctorado en filosofía, tuve que presentar exámenes de traducción de dos idiomas extranjeros (francés y alemán) al inglés. No tenía ningún conocimiento de alemán y el poco francés que sabía se limitaba a deletrear m i nombre y leer los nombres de las calles en Nueva Orleáns. Sin embargó, pasé ambos exámenes seis semanas después de empezarlo desde el principio. Empecé comprando tarjetas adecuadas de vocabulario (mil de ellas) y una serie de libros de lectura para principiantes. Cada día leía durante una hora en el libro y aprendía treinta nuevas palabras, repasaba las que había a prendido previamente a fin de reforzar mi memoria. Al final de las cinco semanas había aprendido todas las mil palabras y mi eficiencia en la lectura y la traducción iba en progreso. Reservé la última semana para pulir y repasar. Pases ambos exámenes con un completo éxito.
Si hace uso de algunos de los modernos auxiliares de memoria, conocidos como nemotécnicos, se sorprenderá y sorprenderá a los demás con sus proezas de memoria. Con un entrenamiento adecuado, casi todos podemos aprender a echar una mirada a un mazo de cartas bien barajadas y recordar en qué orden se encuentran, conocer a cincuenta personas y recordar sus nombres al momento, o bien recordar más de cien números telefónicos. Si desea mayor información sobre la forma de mejorar la memoria, hay varios buenos libros sobre el tema, entre los cuales se incluye Your Memory, del doctor Kennth Highbee.
ABORDE LOS ASUNTOS TRIVIALES AGRUPÁNDOLOS
Todos nos vemos importunamente por un número de tareas menores necesarias que deben desempeñarse en un futuro cercano. Algunos ejemplos de esto son el pago de cuentas, efectuar ciertas diligencias, ir de compras, realizar trabajos domesticas, la jardinería, las reparaciones menores, correspondencia, lectura y llamadas telefónicas. Si atacamos esas tareas al azar, será una forma segura de trabajar más y lograr menos.
Una formas de evitar que los asuntos triviales obstaculicen su efectividad es organizar las tareas en grupos y encargarse de un grupo a la vez. Trate de hacer varias diligencias de una sola vez. Vaya al supermercado, al banco, al lavado de automóviles y a la gasolinera en un solo viaje. Desempeñe varias tareas domesticas en secuencia o de ser posible, combine varias. Guarde sus cuentas para pagarlas determinado día de cada mes. Trate de organizar en grupos sus llamadas telefónicas y su correspondencia. Las sesiones de asuntos y triviales son un método efectivo para evitar que los aspectos de menor importancia en su vida obstaculicen su logro de metas más importantes.

ESTRATEGIA PARA LA RESOLUCIN DE PROBLEMAS
Como ya habrá comprendido, el planeamiento y establecimiento de me tas son básicamente un proceso de toma de decisiones, así como la tomas de decisiones en una resolución de problemas. Si organiza su enfoque a un problema, eso lo llevará a la mitad del camino de su resolución. Los siguientes principios generales lo ayudarán a lograr una disposición favorable básica para enfrentarse a todas las barreras para alcanzar el éxito.

No complique innecesariamente sus problemas
Vivimos en una época de sofisticación tecnológica con viajes a la luna, cerebros electrónicos y poderío nuclear. La complejidad es la norma. Como resultado de todo es, hemos llegado a esperar tropezarnos con la complejidad en todas las facetas de la vida. Parece que hay una regla implícita en nuestra sociedad, de que nada tiene derecho a ser sencillo. Con demasiada frecuencia, cuando se nos da a elegir entre una solución simple y una compleja a un problema, muchos de nosotros optamos por la última. La historia de usar a cinco hombres para cambiar un foco (uno para sostener el foco y cuatro para ayudarlo a subirse en la escalera) nos hace reír entre dientes. Pero igual que casi todo el humorismo, este ejemplo nos ofrece un mensaje implícito que contiene una buena dosis de verdad. Cuando trate de resolver un problema, busque primero una solución satisfactoria sencilla. Quizá eso le ahorre mucho tiempo.


Aborde el problema en una forma creativa
Con frecuencia, nuestra capacidad para resolver problemas se ve obstaculizada porque nos encerramos en una forma particular de considerar el problema. Muchos de nosotros conocemos la historia del camión que se quedó atorado debajo de un paso a desnivel. Se llamó a un equipo de ingenieros con objeto de decidir cómo sacarlo de allí. Fieles a su profesión, abordaron el problema desde el punto de vista de la ingeniería y empezaron a efectuar una serie de muy compleja de cálculos de tensiones. Un niño pequeño que se encontraba parado cerca le preguntó a uno de los ingenieros, “Oiga señor, ¿por qué no le sacan un poco de aire a las llantas?” De inmediato se resolvió el problema.
Mientras mayor es el número de formas que empleamos para estudiar un problema, mayores serán las probabilidades de encontrar una solución satisfactoria.
Alex F. Osborne, uno de los genios de la publicidad, tiene una lista de verificación de nuevas ideas que pueden estimular sus capacidades creativas. Quizá usted, igual que yo, encuentre que esta lista tiene alguna utilidad cuando se enfrenta a la resolución de algún problema:
¿Podríamos…
1. Modificar?
_____________añadir qué
_____________más tiempo, mayor frecuencia
_____________más resistente, más alto, más largo, más grueso
_____________duplicar, multiplicar, exagerar
2. Reducir al mínimo?
____________reducir qué
____________hacer más pequeño, condensar
____________omitir, modernizar, dividir.
____________bajar, cortar, aligerar

3. Sustituir?
_____________otros procesos, ingredientes, materiales
_____________otro sitio, otro enfoque o forma de enfoque
4. Redisponer ?
_______________intercambiar componentes
_______________otra secuencia, horario, patrón, disposición
_______________otra persona
5. Combinar?
____________usos, propósitos, ideas, enfoques
6. Dedicar a otros usos?
____________nuevas formas de empleo
____________otros usos si se modifican algo
____________ ¿hay alguna otra cosa parecida?

Willian James comentó en una ocasión, “El genio significa muy poco más que la facultad de percibir en una forma fuera de lo acostumbrada”. Ya sea que se decida a emplear la lista de verificación de Osborne, a recurrir a la inspiración súbita o cualquier otra cosa, por lo general es conveniente tratar de ver las cosas desde una perspectiva diferente.

Aprende a distinguir entre lo urgente y lo importante
Cuando Dwight Eisenhower asumió la presidencia de Estados Unidos, trató de organizar a su gabinete de tal manera que únicamente le pidieran su opinión acerca de los asuntos urgentes e importantes. Todo lo demás se delegaría a las jerarquías inferiores. Sin embargo, descubrió que las palabras urgencia e importancia muy rara vez van juntas. Este concepto también se aplica a nuestras vidas. Las cosas importantes rara vez son urgentes, y las urgentes pocas veces son importantes. La urgencia de reparar una llanta baja del automóvil cuando va retrasado para una cita es mucho mayor que recordar que se debe pagar la póliza del seguro de automóvil, pero en la mayoría de los casos, su importancia es relativamente pequeña.
Desafortunadamente, muchos de nosotros pasamos la vida combatiendo incendios bajo la tiranía de lo urgente. El resultado de ello es que nos olvidamos de las cosas menos urgentes, pero más importantes de la vida y esta actitud es excelente para dar muerte a la efectividad.
Cuando se enfrenta a un buen numero de problemas por resolver, pregúntese cuáles son los más importantes y conviértalos en su máxima prioridad. Si se deja gobernar pro la tiranía de lo urgente, su vida se convertía en una crisis después de otra. Será muy activo y quizá incluso llegue a convertirse en el castor más activo de su comunidad; sin embargo, tal vez un día despierte para enterarse de que ha estado construyendo su presa sobre un lago vació.

Trate de anticiparse a las crisis potenciales
Los médicos declaran que la mejor medicina es la preventiva. No tiene que preocuparse por la curación de un padecimiento que no sufre de manera que toma ciertas medidas preventivas destinadas a conservar su salud, por ejemplo, descansar lo suficiente, seguir una dieta adecuada, hacer ejercicio, vacunarse, etcétera.
En general, la resolución de los problemas opera casi en la misma forma. Si prevé
La crisis y toma ciertas medidas para evitarlas o enfrentarse a ellas, estará invirtiendo sabiamente su tiempo. Las cosas muy rara vez evolucionan hasta el nivel de una crisis sin alguna advertencia previa. Una poca de previsión y de mantenimiento preventivo la asegurarán que pasará su tiempo dedicado al logro de sus metas, en vez de pasarlo reaccionando a las crisis.

Ponga a trabajar a su subconsciente
Parte de nuestra gran capacidad para resolver problemas yace en algún lugar por debajo de nuestro nivel consciente. A menudo experimentamos ciertas dificultades para encontrar una solución a los problemas, simplemente porque nos presionamos demasiado en busca de una respuesta. La ansiedad y tensión que nos creamos al atormentarnos buscando una solución debilita nuestras capacidades creativas y también nos ocasiona una innecesaria pérdida de tiempo. Hace algunos años, cuando ingresé a la universidad para mis cursos de posgrado, me preocupaba pensando en cuál sería el tema que elegiría para hacer la tesis de mi doctorado. A pesar de que no tenía necesidad de decidirlo cuando menos durante los dos años siguientes, el pensamiento del tema de mi tesis me angustiaba, porque nunca antes había hecho una. La idea de cursos y exámenes adicionales no era motivo de preocupación; antes ya había pasado por todo eso y me sentía confiado en que me desempeñaría bien.
Mientras más me presionaba buscando un tema, mas ansiedad sentía y las ideas par el tema de la teses seguían en cero. Un día le mencioné esto a uno de mis maestros, quien me sugirió que simplemente me olvidara de ello y me concentrara en la tarea inmediata. “Deja eso a cargo de tu subconsciente”, me indicó, “ y permítele que sea él el que trabaje. Cuando estés preparado para hacer frente al problema de la tesis, tu subconsciente ya tendrá el tema preparado para ti. Por lo común, las decisiones mas importantes se tomas a nivel del subconsciente”.
Seguí su consejo y realmente dio resultado. Seis meses antes de enfrentarme a la tesis, me llegó la idea del tema. El valor de permitir que sea el subconsciente quien tome las decisiones fue una de las lecciones más importantes que aprendí durante mi época de estudiante universitario